Skal du føre regnskap for prosjekter du har fått tilskudd til fra Innovasjon Norge, kommunale næringsfond, Skattefunn eller andre instanser, så er det visse krav til føring av regnskapet og de økonomiske rapporter som skal innleveres i etterkant av prosjektet. Ofte står kravene i tilsagnet til tilskuddet eller i et infoskriv som legges ved med standardvilkår. Det kan være lurt å lese disse nøye slik at man unngår problemer i etterkant, enten i form av at regnskapet ikke blir godkjent, utbetaling av tilskudd utsettes eller at rapporter blir avglemt. Nedenfor nevnes noen av kravene og vilkårene som flere av de kjente instansene har.
Skattefunn
Hovedtallene skal rapporteres inn til forskningsrådet innen 1. mars året etter og disse trenger ikke være godkjente av revisor. Prosjektregnskapet føres i henhold til de oppsatte postene som står oppført i budsjettet; Personal og indirekte kostnader, innkjøp av FOU-tjenester, utstyr, innleid arbeidskraft og andre driftskostnader. Timelister må føres på alle deltagere i prosjektet, og listene må inneholde navn, timer pr. dag, aktivitet eller delmål arbeidet er rettet mot. Timeprisen regnes ut i fra deltagerens årslønn og skal utgjøre 2 promille av den med et øvre tak på 700 kr. Utstyr er enten kjøp av utstyr knyttet kun til prosjektet eller leie av eget utstyr. Også her må det utarbeides timelister for leie av maskiner og utstyr med timepriser fastsatt etter skjønn sammen med revisor. Det ferdige prosjektregnskapet leveres til revisor som skal godkjenne det i henhold til de retningslinjene som foreligger for skattefunn-ordningen. Tallene fra det godkjente prosjektregnskapet fyller revisoren inn i bedriftens selvangivelse som sendes inn i slutten av mai. Deretter er det bare å vente på at skattefradraget blir utbetalt over skatteseddelen i midten av oktober.
Innovasjon Norge
Regnskapet settes opp i henhold til de postene som står oppført i tilsagnet av tilskuddet. Hvis egeninnsats/leie av eget personell skal med i regnskapet må det utarbeides detaljerte timelister. Timepris fastsettes etter skjønn sammen med revisor hvis IN ikke opplyser om annet. I tillegg til regnskap for prosjektet, krever IN dokumentasjon på finansiering av prosjektet (lån, innskutt egenkapital o.l.). Prosjektregnskapet sammen med dokumentasjon på finansiering må godkjennes av revisor ihht. internasjonal revisorstandard ISA 805 som viser at investeringene er gjennomført ihht. de godkjente kostnadspostene i tilbudsbrevet. Sum prosjektkostnader skal fremgå av revisors beretning. Ofte krever IN ettersendelse av årsregnskap i fem år etter utbetalt tilskudd.
Generelt
Det viktigste ved utforming av prosjektregnskaper, og spesielt første gang, er å ha en god dialog med bedriftens revisor. Da får man avklart begge parters forventninger og revisorens egen krav til oppsett og dokumentasjon. Hvis du fra begynnelsen av utarbeide et oversiktlig og detaljert regnskap med all nødvendig informasjon du tro revisor trenger, spare du både tid, penger og frustrasjon. Slurves det med føringen av regnskapet kan det fort bli mange ″runder″ med revisor før det blir godkjent!
Krumtapp kan bidra med gode råd, bistand i føringen eventuelt føring av hele prosjektregnskapet og klargjøring for revisorgodkjennelse. Vi har utviklet en god regnskapsmal som kan brukes i føringen og som vil forenkler arbeidet ditt betydelig.